口头沟通是一种传统的但是非常重要的听觉沟通渠道，具体包括演讲、面谈、电话，甚至如今的网络等。它的优点是传递迅速，反馈及时，可以即时发现沟通对象是否准确接收和理解信息，从而有针对性地对信息的内容、结构、形式等进行调整，以达到沟通目标。需要注意的是，口头沟通时应避免唱独角戏，要给对方反馈的机会，否则就失去了口头沟通的优势。对于说服型沟通或情感交流型沟通来说，最好是面谈，因为面谈时可以充分利用当时的情境和身体语言等非语言表达方式，向对方传递出完整而且丰富的信息、情感和思想。
　　另外，相关研究表明，在人们接收信息的渠道中，视觉占83%，听觉占11%，味觉占1%，嗅觉占3.5%，触觉占1.5%，视觉是接收信息最多的渠道。[8]因此，应充分发挥多媒体演示文稿、文件资料、短信、电子邮件、宣传布告栏、网络即时通信工具等媒介的作用，将图文等视觉信息有效地传递给对方。视觉沟通的优势在于其信息可长期保留，便于复制，也可大规模传播；信息内容可以得到反复推敲和修改，逻辑性比较强，比较严密，可以避免发生正面冲突。如果沟通信息比较重要或内容比较多，最好以书面文字的形式传递，以免信息因口口相传而失真，也便于对方阅读和理解。
　　最后需要特别强调的是，网络是当前常用的沟通媒介，秘书要注重对网络媒介的充分运用，比如参与单位的网络信息资源建设，即时提供各类业务信息和工作资料，组织员工在网上进行交流研讨，利用微博发布工作信息等等。
　　要达到良好的沟通效果，应事先组织好沟通信息。
　　第一，以受众为导向组织沟通信息。就是以沟通客体策略分析为基础，从对方的特点和需求出发，并结合具体的沟通目标来确定沟通信息的主要内容。
　　第二，合理安排信息结构。设计好沟通信息的结构，有助于提高信息的说服力。
　　如果沟通的目的是发布信息，由于信息量较大，应考虑如何通过结构安排来突出重要信息。具体策略有二：一是直接切入主题，即把重要信息放在开头，再对其进行阐释。这种策略有利于对方掌握全部信息，也有利于节约时间，适用于秘书自身可信度和权威性较高，或对方更关注结论性信息的情形。二是间接推出主题，即先进行分析和推导，再引出重要信息。这种层层深入、以理服人的策略有利于逐步转变对方的认知，适用于秘书自身可信度和权威性较低，或对方注重分析过程的情形。
　　如果沟通的目的是说服，应考虑如何通过结构设计来增强信息的说服力。具体策略有四：一是先难后易，即先提出一个过分的且极有可能被拒绝的要求，再提出一个比较适度的要求，使后一种要求更有可能被接受。二是循序渐进，即先把沟通目标细化、分解为若干个对方可以接受的任务或要求，一步一步地实现沟通的总体目标。三是对比分析，即将对方可能提出的反对意见及观点与自己所倡导的意见及观点进行比较分析，指出后者的优势，并尽可能表现出客观、中立的态度。四是直接驳斥，即先列举出一系列反对观点，逐一进行驳斥，以降低对方提出异议的可能性。
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